(versie 07/04/2023)
Alle persoonsgegevens die wij van u ontvangen als rechtzoekende in het kader van de juridische tweedelijnsbijstand bij de Nederlandse Orde van Advocaten bij de Balie te Brussel “NOAB”)[1] te Gerechtsgebouw Poelaertplein, 1000 Brussel (ondernemingsnummer 0248.012.469) worden verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 (“GDPR”), evenals deze privacyverklaring.
Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de onderstaande doeleinden
Voor de tweedelijnsbijstand verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer), rijksregisternummer en/of vreemdelingenregisternummer, persoonlijke kenmerken (geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, nationaliteit), samenstelling van uw gezin (naam van uw echtgeno(o)t(e) of partner, kinderen en andere personen ten laste), financiële gegevens (uw (gezins)inkomen), informatie over uw beroep en betrekking (functie) en eventueel gerechtelijke gegevens of enige andere gegevens die u ons meedeelt in het kader van de tweedelijnsbijstand (zoals bijvoorbeeld psychische gegevens, etnische gegevens, consumptiegewoontes, vrije tijdsbesteding, woningkenmerken, gegevens betreffende uw gezondheid en uw lidmaatschap van een vakvereniging).
Deze gegevens laten ons toe om de juridische tweedelijnsbijstand (waaronder de tweedelijnsbijstand in het kader van de Salduz-bijstand) voor de rechtzoekende te organiseren en eventuele geschillen hieromtrent te behandelen. Dit omvat onder meer het beheer van contactgegevens van rechtzoekenden, het beheer en opslag van aanvragen bij het Bureau voor Juridische Bijstand (“BJB”) tot aanstelling van een pro-deo advocaat door de rechtzoekende, de advocaat of derden (zoals bijvoorbeeld OCMW, CAW, etc.) zowel via het papieren aanvraagformulier als via de online applicatie, controle van de toelatingsvoorwaarden, rapportering en controle van de prestaties geleverd door de advocaat in lijn met de nomenclatuur, de uitbetaling van pro deo prestaties, het verlenen van adviezen aan pro deo advocaten (zoals bijvoorbeeld verzoeken tot ontheffing), bijstand bij de Orde van Vlaamse Balies met betrekking tot het genereren van statistieken, etc.
De rechtsgrond voor deze verwerking van uw persoonsgegevens is onze taak van algemeen belang (art. 6, §1, (e) GDPR) die voortvloeit uit het Gerechtelijk Wetboek (art. 508/7 e.v. Ger. W.). We verkrijgen deze persoonsgegevens hetzij rechtstreeks van u wanneer u een aanvraag tot juridische tweedelijnsbijstand indient hetzij onrechtstreeks van uw pro deo advocaat, een bijstandsorganisatie (zoals bijvoorbeeld OCMW, CAW, etc.) of een bevoegde autoriteit in de zin van Richtlijn 2003/8/EG van de Raad van 27 januari 2003.
Voor doeleinden van de tweedelijnsbijstand hanteren wij de volgende bewaartermijnen:
De Orde van Vlaamse Balies (Staatsbladsstraat 8, 1000 Brussel) en de Ordre des Barreaux Francophones (Hoogstraat 139, 20, 1000 Brussel) zijn medeverantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van de juridische tweedelijnsbijstand. Indien u hieromtrent verdere vragen heeft, kan u steeds contact met ons opnemen met iedere gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke.
Wij delen deze persoonsgegevens uitsluitend met (derde) partijen indien noodzakelijk (Orde van Vlaamse Balies, Ordre des Barreaux Francophones, gerecht en overheden, rechtsbijstandsverzekeraar in het kader van een juridisch geschil). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (DIPLAD en (andere) IT providers).
Het BJB is voorzien van camerabewaking. Wanneer u binnenkomt, worden er dus camerabeelden van u geregistreerd. Daarnaast verwerken wij ook uw beeldopnames wanneer u gebruik maakt van onze parlofoon bij de ingang van het BJB. De camerabewaking heeft uitsluitend tot doel om de veiligheid binnen het BJB te garanderen. De parlofoon wordt gebruikt om u te identificeren.
De rechtsgrond voor de verwerking uw beeldopnames is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om de veiligheid van onze medewerkers, advocaten en bezoekers te waarborgen (art. 6, §1, (f) GDPR). De camerabewaking wordt duidelijk aangegeven in het BJB met het gekende pictogram. We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u bij de ingang van het BJB en/of het gebruik van onze parlofoon. De camerabeelden worden maximum 30 dagen bijgehouden, behoudens wanneer wij deze langer nodig hebben als bewijs bij incidenten. De beeldopnames via de parlofoon worden niet opgeslagen.
Wij delen de camerabeelden enkel indien nodig met de politie en het gerecht. In geval van een schadegeval kunnen de beelden ook worden doorgegeven aan onze verzekeraar, advocaat, experts of andere betrokken partijen. Daarnaast hebben derden met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze camerabeelden (IT providers). De beeldopnames via de parlofoon worden niet gedeeld met derde ontvangers.
Met het oog op het beheer van eventuele geschillen met rechtzoekenden, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer) en enige andere gegevens die relevant zijn voor het beheer van een (mogelijk) geschil. De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om onze legitieme belangen te verdedigen in alle vormen van geschillenbeslechting en de administratie daarvan te bezorgen.
De rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om onze (contractuele en buitencontractuele, wettelijke en andere) rechten te vrijwaren (artikel 6, §1, (f) GDPR). We verkrijgen deze persoonsgegevens hetzij rechtstreeks van u hetzij onrechtstreeks van derde partijen. Voor doeleinden van ons geschillenbeheer houden wij uw persoonsgegevens bij tot 5 jaar na het verstrijken van de laatste termijn tot hogere voorziening (langer indien noodzakelijk, bijvoorbeeld om te voldoen aan wettelijke verplichtingen).
Wij delen deze persoonsgegevens alleen met derde partijen met wie wij in het kader van ons geschillenbeheer samenwerken (externe juridische adviseurs) en met andere partijen indien nodig (overheden, gerecht en politiediensten, gerechtsdeurwaarders, incassobureaus, banken en verzekeringsinstellingen en ons accountantskantoor). Daarnaast hebben derden met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT providers).
We hebben passende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen en uw gegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige vernietiging, verlies, wijziging, ongeautoriseerde openbaarmaking of toegang.
Wij hebben de nodige contractuele afspraken gemaakt met de derde partijen met wie wij samenwerken en geven uw persoonsgegevens niet door buiten de Europese Economische Ruimte zonder de garantie dat uw gegevens daar ook een evenwaardig beschermingsniveau genieten.
Indien u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u ons steeds contacteren via privacy@baliebrussel.be of via het bovenstaand adres. U kan ons eveneens contacteren om de volgende rechten uit te oefenen: een verzoek tot inzage of rectificatie van uw persoonsgegevens; een verzoek tot wissing van uw persoonsgegevens; een verzoek tot beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens; een bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens; een verzoek tot overdracht van uw persoonsgegevens; een klacht indien u meent dat we niet handelen in overeenstemming met de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving. U heeft uiteraard ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. Voor identificatiedoeleinden kunnen wij u om een kopie van de voorkant van uw identiteitskaart vragen.
Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd, binnen de beperkingen van de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming. Via de website van NOAB heeft u steeds toegang tot de meest actuele versie.
[1] NOAB slaat eveneens op haar organen, i.e. haar Stafhouder en Raad van de Orde.
