Het BJB organiseert de kosteloze juridische bijstand voor minvermogenden, waaraan elke advocaat-stagiair verplicht dient deel te nemen en zich hiervoor aan het begin van zijn stage inschrijft samen met zijn inschrijving op de lijst van de stagiairs.
Bij de inschrijving op de lijst van de stagiairs wordt elke stagiair in een sectie ingedeeld, en krijgt dan ook de informatie over de data van de maandelijkse "Pro-vergaderingen.
Organisatie van de sectievergaderingen
De advocaat-stagiair moet op de zijn/haar maandelijkse toegewezen sectievergaderingen aanwezig zijn. Er worden dan ook bij elke vergadering aanwezigheden genoteerd. Op het BJB-secretariaat zijn de lijsten met de zitdagen per sectiehoofd beschikbaar. Iedere advocaat-stagiair moet zelf bijhouden wanneer zijn/haar sectie bijeenkomt.
Indien de advocaat-stagiair om een gegronde reden niet aanwezig kan zijn op zijn/haar sectievergadering, dient de advocaat-stagiair het secretariaat van het BJB ten laatste vóór 9u 's morgens per e-mail te verwittigen ( bjb@baliebrussel.be) met opgave van de geldige reden voor de afwezigheid. Faxen kan eveneens op het nummer 02/519.84.31.
Het is niet omdat men niet aanwezig is op een sectievergadering dat men niet ambtshalve kan worden aangesteld.De advocaat-stagiair wordt dan per fax op de hoogte gebracht van de aanstelling.
Om toegelaten te worden op het tableau na afloop van de drie jaar stage, wordt momenteel aanvaard dat 15 zaken voldoende zijn op voorwaarde dat het effectief inhoudelijk bewerkte zaken zijn en op voorwaarde dat er voldoende diversificatie is (hierbij wordt rekening gehouden met de realiteit dat veel dossiers vluchtelingenzaken zijn). Een loutere aanstelling gevolgd door een consultatie, waarna men nooit meer iets van de cliënt verneemt, volstaat dus niet om in aanmerking genomen te worden als volwaardige zaak. De advocaat-stagiair moet daadwerkelijk stappen ondernomen hebben in het dossier.
Indien aan deze voorwaarden niet werd voldaan of volgens de noden van de dienst, kan de Voorzitter van de Stagecommissie aan de advocaat-stagiair vragen om meer dan 15 zaken te behandelen.
Het spreekt voor zich dat een advocaat-stagiair geen zaken mag weigeren, zelfs niet indien hij/zij er al 15 heeft.
Persoonlijke behandeling van dossiers
Aangezien de behandeling van "Pro deo-dossiers" een onderdeel uitmaken van de opleiding als advocaat-stagiair ter voorbereiding van de inschrijving op het tableau, dient iedere advocaat-stagiair de toevertrouwde Pro Deo-dossiers persoonlijk te behandelen.
Dit is een deontologische verplichting van iedere advocaat-stagiair en zoals bepaald in artikel 256 Codex: "Behoudens uitdrukkelijke toelating van zijn sectiehoofd mag een aangestelde advocaat zich in een hem door het Bureau voor Juridische Bijstand toevertrouwde zaak niet door een confrater laten vervangen."
Indien per uitzondering toch een beroep gedaan dient te worden op een vervanger, moeten de volgende regels gerespecteerd worden zoals opgenomen in het Vademecum Juridische Tweedelijnsbijstand van het OVB.
Indien een advocaat-stagiair wordt opgevolgd door een confrater dan moet deze confrater steeds een nieuw aanstellingsformulier invullen en laten ondertekenen door een sectiehoofd.
Aanstellingen en verslagen Juridische Tweedelijnsbijstand
De aanstellingen en verslagen worden op elektronische wijze ingebracht .Hiervoor dient een paswoord te worden aangevraagd bij de ovb (info@advocaat.be)
!Opgelet, het e-mailadres op de gegevensfiche bij de inschrijving op de lijst van de stagiairs zal als login worden gebruikt.
Meer uitleg over deze electronische module zal worden gegeven tijdens de stagelessen.